一般事項

定義

以下では、プライバシーポリシー内で使用する主要な用語を具体的に定義します。実務ケースに即した理解を促すため、各定義に簡単な業務上の例を添えます。

利用目的

収集したデータは、契約履行と法務支援業務を円滑に行うために利用します。以下は主要な利用目的と業務上の具体例です。

• 契約書レビュー、作成支援、リーガルリスク分析のための利用
• コンプライアンス監査および是正措置提案のための資料作成
• M&Aや事業再編におけるデューデリジェンスの実施
• 請求・支払い処理、契約管理のための管理業務
• サービス品質向上のための利用状況分析および改善検討
• セキュリティインシデントの検知・対応
• 法令遵守のための記録保持および当局対応
• 利用者への連絡、通知、サポート対応

利用根拠

データ処理の根拠は、契約履行の必要性、利用者の同意、法令上の義務、当社の正当なメリットなど、該当する根拠に基づき判断します。事例に応じて説明します。

• 契約の履行（例：契約支援サービス提供のため）
• 同意（マーケティング用途など、事前に明示的同意を取得する場合）
• 法的義務の履行（税務・監査対応等）
• 当社の正当なメリット（サービス改善や不正防止等）、ただし利用者の権利メリットを不当に侵害しない範囲で行います

クッキー（Cookie）について

本サイトは利用者の利便性向上やアクセス解析のためにクッキーを使用する場合があります。用途に応じた種類と管理方法を以下に示します。

クッキーは、必須クッキー、機能性クッキー、パフォーマンス（分析）クッキー、ターゲティング（広告）クッキーに分類されます。必須以外は設定で拒否可能です。

必須：ログイン維持等。性能：アクセス解析。機能性：表示設定の保持。ターゲティング：広告関連の最適化。

ブラウザ設定または当社のクッキーパネルで受け入れの管理、削除が可能です。設定変更により一部機能が制限されることがあります。

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データの共有

当社は業務遂行に必要な範囲で第三者と情報を共有します。共有時は事例に沿った契約や技術的対策を講じます。

• 業務委託先（ホスティング、データ処理、クラウドサービス事業者）
• 専門家（外部弁護士、会計士）への案件情報提供
• 法令に基づく開示を求める公的機関
• 事業譲渡や合併時の譲受候補者（必要最小限の範囲）
• 解析ベンダー（アクセス解析、改善のための匿名集計）
• 決済代行事業者（請求処理のため）

国際データ転送

業務遂行上、利用者データが国外のサーバーや委託先へ転送される場合があります。その際は事例に応じて適切な保護措置を講じます。

具体的な保護措置として、標準契約条項（SCC）の採用、暗号化、当社と委託先との間のデータ処理契約（DPA）による管理を行います。

保存期間

収集したデータは、各利用目的に応じて必要な期間だけ保持し、期間終了後は安全に削除または匿名化します。事例ごとの保存ルールは以下を参照ください。

アカウント情報：業務上の必要期間および法令で定められた保存期間に従って保持します（例：商法・税法に基づく保存）。

相談履歴やメッセージ：案件完了後、一定期間（事例に基づき通常3〜7年の範囲）保持し、その後削除または匿名化します。

アクセスログ：セキュリティおよび障害対応のため一定期間保持し、不要になった時点で削除します（通常1年程度を目安）。

削除依頼があった場合、法令または業務上の必要性がない限りは合理的な期間内に削除または匿名化を行います。削除の可否や手順は事例ごとに説明します。

利用者の権利

FirmTopRightsでは、個人データに関する利用者の権利を明確にし、具体的な手続きと事例を提示しています。以下の各項目は、実際の相談やケーススタディをもとに、申請方法と想定される対応シナリオを示しています。

• 閲覧の請求：保有するデータの種類や利用目的について開示を請求できます。実務例として、M&A準備中の企業が保有データ一覧を取得し、内部統制の整備に活用した事例があります。
• 訂正の請求：不正確な個人情報の訂正を求めることができます。手続きの流れを明確化し、訂正後のログ保全についても事例で説明します。
• 削除（消去）の請求：法令や契約上の制約を踏まえた上で、不要なデータの消去を申請できます。実際のケースでは活動終了後の不要データを段階的に削除する運用を採用した例があります。
• 処理制限の請求：データ利用の一時停止を求める場合の条件と影響範囲について、事例を交えて説明します。例えば、内部調査中のデータを限定的に保護した手順があります。
• 異議申し立て：特定の処理に対する異議を申し立てる方法と、異議後の審査プロセスに関する実務フローを提示します。紛争未然防止のための対応例を含みます。
• データポータビリティ：提供されたデータの機械可搬な形式での受領を求める場合の手順と、引継ぎ時の注意点をケースで示します。
• 同意撤回：マーケティング等での個別同意を撤回する方法と、その後の通信停止手続きに関する具体例を説明します。
• 監督当局への苦情申立て：対応に不満がある場合の外部手続きと、実際に監督機関へ申立てを行った際の手続き事例を紹介します。

権利行使の申請方法

権利行使を希望される場合は、本人確認のために必要な情報と申請内容を明記の上、書面または当社の問い合わせフォームからご連絡ください。ケース別のテンプレート（閲覧請求、訂正請求、消去請求など）を事前にご案内し、手続きの流れと想定される対応期間・影響を提示します。

[email protected]

当社は各請求に対して、受領後原則30日以内に初期回答を行うよう努めます。複雑な事案や法的確認を要する場合は、追加情報の提示をお願いし、必要に応じて対応期間の延長が生じることがあります。過去のケーススタディでは、複数部門の確認が必要な場合に2段階での回答を行いました。